Accounting Hotel

Sebagai pusat kendali finansial, Departemen Accounting di industri perhotelan memiliki ritme yang jauh lebih dinamis dibandingkan perusahaan pada umumnya. Hal ini terjadi karena hotel beroperasi 24 jam dengan volume transaksi harian yang masif, melibatkan berbagai sumber pendapatan yang bergerak cepat dari kamar, restoran, hingga banquet.

Untuk memastikan seluruh arus kas dan laporan keuangan tercatat akurat—serta terintegrasi dengan mulus dari Property Management System (PMS) dan Point of Sale (POS) ke back office—departemen ini dibagi ke dalam beberapa seksi spesifik.

Struktur Bagian Departemen Accounting Hotel

Berikut adalah pembagian divisi yang membentuk ekosistem keuangan di sebuah hotel:

• Financial Controller (FC): Pemimpin tertinggi di departemen akuntansi. FC bertanggung jawab atas analisis laporan keuangan bulanan, penyusunan anggaran (budgeting), dan memberikan arahan strategis kepada manajemen terkait efisiensi dan profitabilitas.
  
• Income Auditor: Penjaga gawang pendapatan hotel. Mereka bertugas memverifikasi laporan pendapatan harian (Daily Revenue Report), mencocokkan data Night Audit di sistem dengan bukti fisik untuk memastikan tidak ada kebocoran atau kesalahan input posting dari Front Office maupun outlet F&B.
  
• Accounts Receivable (AR): Bagian Piutang. Mereka mengurus proses penagihan (invoice) kepada pihak ketiga yang memiliki fasilitas kredit dengan hotel, seperti Corporate, Travel Agent, Instansi Pemerintah, dan Online Travel Agent (OTA).
  
• Accounts Payable (AP): Bagian Hutang. Bertanggung jawab memproses pembayaran hotel kepada pihak eksternal, seperti supplier bahan makanan, vendor penyedia amenities, laundry pihak ketiga, hingga tagihan utilitas.
  
• Cost Control: Posisi krusial untuk menjaga margin keuntungan. Mereka memantau biaya operasional sehari-hari, menghitung harga pokok penjualan (terutama F&B Cost dan Recipe Costing), melakukan stock opname, dan menganalisis potensi pemborosan barang.
  
• Purchasing & Receiving: Purchasing (Pembelian) bertugas mencari harga vendor terbaik dan menerbitkan Purchase Order (PO). Sementara Receiving (Penerimaan) bertugas sebagai filter pertama untuk mengecek kualitas, kuantitas, dan spesifikasi barang fisik yang datang dari supplier sebelum masuk ke sistem inventory.
  
• General Cashier: Mengelola sirkulasi uang tunai fisik. Tugasnya mencakup menyiapkan uang kembalian (float/house bank) untuk kasir operasional, mengumpulkan setoran tunai (remittance) dari seluruh outlet, dan menyetorkannya ke bank.
  
• Storekeeper: Mengelola sistem pergudangan hotel (General Store). Mereka mengatur alur keluar masuk barang operasional dan memantau perputaran stok agar tidak ada barang yang menumpuk atau kedaluwarsa.
  
• Paymaster (Payroll): Mengurus kompensasi karyawan, mulai dari perhitungan kehadiran, lembur, potongan pajak, hingga pembagian porsi Service Charge bulanan hotel.

Kolaborasi data yang disiplin antar bagian ini adalah kunci utama yang menjaga stabilitas roda operasional sebuah hotel setiap harinya.